Verplant mit Outlook, Apple, Google und Co.

01.01.2021 – AUTOR: MARTIN FLORISSEN

DIGITALISIERUNG DER VERBÄNDE-WANDPLANER, TASCHENKALENDER UND DER JOURS FIXES 

Sowohl Wandplaner als auch Taschenkalender erfreuen sich in gedruckter Form einer stetig wachsenden Nachfrage. Gespickt mit verbandsspezifischen Terminen und Jours Fixes sind sie tägliche Begleiter im Arbeitsalltag. Darüber hinaus beinhalten sie zahlreiche Hintergrundinformationen und ergänzende Erläuterungen zu einzelnen Terminen.

Diese Vielzahl an Daten manuell in eine Kalender-App einzutragen, ist sehr mühsam. Das Team der Wilke Mediengruppe hat sich daher intensiv mit dem Gedanken beschäftigt, wie sich diese Daten auf einfachem Wege in die jeweiligen Apps importieren lassen. Die Lösung heißt: ICS. Bei einer ICS-Datei handelt es sich um ein Dateiformat für iCalendar. Es dient zum einfachen Im- und Export von Kalendereinträgen in die gängigen Kalender-Apps. Wie dieser Import im Einzelnen funktioniert, beschreiben wir am Ende dieses Blogs.

DIE VORBEREITUNG

Datenbasis für die Erstellung sowohl des zu druckenden Kalenders als auch der späteren ICS-Datei ist eine Tabelle, die z.B. in MS Excel erstellt wird. Diese Tabelle wird konvertiert und in eine ICS-Datei umgewandelt. Im Vorfeld sprechen wir mit unseren Kunden ab, welche Funktionen mit den einzelnen Einträgen verbunden sein sollen (Erinnerungen, Hyperlinks zu weiteren Informationen etc.).

Die finale ICS-Datei wird dann auf der Verbands-Website zum Download angeboten. Zum Download-File kann beispielsweise ein QR-Code verweisen, der auf dem Printprodukt aufgedruckt wird. Ergeben sich im Laufe des Jahres Ergänzungen zu den bereits veröffentlichten Terminen, können diese bequem über einen weiteren Link zum Download und späteren Import in die Kalender-App bereitgestellt werden.

DIE KALENDER-ORGANISATION

Grundsätzlich kann es Sinn machen, die zu importierenden Kalendereinträge in einen neuen, separaten Kalender einfließen zu lassen. Somit kann man beispielsweise dienstliche und private Termine voneinander trennen. Neue Termine können jederzeit nachträglich importiert oder manuell hinzugefügt werden. Somit ist der digitale Kalender immer aktuell.

IMPORT DER KALENDERDATEN

Auf einem PC haben Sie die Möglichkeit, ICS-Dateien direkt nach dem Download von der Festplatte aus zu importieren. Bei mobilen Endgeräten muss erst eine E-Mail mit der heruntergeladenen ICS-Datei auf eine mit dem Endgerät konfigurierte E-Mail-Adresse geschickt werden.

Im Folgenden finden Sie Import-Anleitungen für die gängigen Kalender-Apps.

Termine in Google Kalender importieren

1. Öffnen Sie Google Kalender.
2. Legen Sie ggf. einen neuen Kalender an.
3. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad-Symbol und dann auf „Einstellungen“.
4. Klicken Sie links auf „Importieren & Exportieren“.
5. Klicken Sie auf „Datei von meinem Computer auswählen“ und wählen Sie die heruntergeladene ICS-Datei aus.
6. Wählen Sie den Kalender aus, in den Sie die Termine importieren möchten. Standardmäßig werden Termine in Ihren Hauptkalender importiert.
7. Klicken Sie auf „Importieren“.

Termine in Apple-Kalender importieren (MacOS)

1. Öffnen Sie die App „Kalender“ auf Ihrem Mac.
2. Legen Sie ggf. einen neuen Kalender an.
3. Wählen Sie „Ablage“ > „Importieren“.
4. Wählen Sie die heruntergeladene ICS-Datei aus und klicken auf „Importieren“.
5. Wählen Sie einen Kalender aus, um die Ereignisse hinzuzufügen.

Termine in iOS-Kalender importieren (gilt auch für iPadOS)

Um die ICS-Datei direkt auf dem iPhone oder dem iPad importieren zu können, muss erst eine E-Mail mit der ICS-Datei auf eine mit dem Endgerät konfigurierte E-Mail-Adresse geschickt werden.

1. Öffnen Sie die Mail-App
2. Öffnen Sie die E-Mail, in der die ICS-Datei angehängt ist.
3. Öffnen Sie die ICS-Datei
4. Eine Liste der Termine erscheint
5. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wählen den Kalender aus, in den die Einträge eingefügt werden sollen
6. Klicken Sie auf „Fertig“

Termine in Microsoft Outlook (Windows) importieren

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei“.
3. Klicken Sie im Menü auf „Öffnen“ und anschließend auf „Importieren“.
4. Wählen Sie den Dateityp „ICS“ aus und klicken auf „Weiter“.
5. Wählen Sie die heruntergeladene ICS-Datei aus.
6. Entscheiden Sie, ob Sie einen neuen Kalender anlegen wollen oder die ICS-Datei in den vorhandenen Kalender importiert werden soll.

Termine unter Outlook.com importieren

1. Melden Sie sich bei Outlook.com an.
2. Wählen Sie unten auf der Seite „Kalender“ aus.
3. Wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender hinzufügen“ aus.
4. Wählen Sie „Aus Datei hochladen“ aus.
5. Wählen Sie „Durchsuchen“ aus, wählen Sie die ICS-Datei aus, die Sie hochladen möchten, und wählen Sie dann „Öffnen“ aus.
6. Wählen Sie den Kalender aus, in den die Datei importiert werden soll, und wählen Sie dann „Importieren“ aus.

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