Bei der Planung von Veranstaltungen ist seit Anfang 2020 nichts mehr wie vorher. Je nach Stand der aktuellen Infektionszahlen müssen diese entweder komplett abgesagt werden, oder können nur sehr eingeschränkt stattfinden. Reine Videokonferenzen, können im Fortbildungsbereich zwar eine Alternative sein, soll jedoch eine Mitgliederversammlung oder Tagung durchgeführt werden, fehlt hier einfach die Strahlkraft und die persönliche Interaktion.
02.11.2020
Eine gute Alternative – nicht nur in Corona-Zeiten – sind sogenannte hybride Events. Dank moderner Technik und mit Hilfe einer spannenden Dramaturgie können dabei an einem realen Veranstaltungsort handelnde Akteure und das digital teilnehmendes Publikum interagieren. Dabei werden dem Moderator, Referenten und Gästen vor Ort externe Akteure digital zugeschaltet. Auch das Publikum kann teils vor Ort, teils digital an dem Event teilnehmen.
Solch nie hybride Struktur hat den großen Vorteil, dass keine Veranstaltung mehr ausfallen muss. Verändern sich die äußeren Bedingungen (z. B. bei einer Zunahme der Kontaktbeschränkungen aufgrund steigender Infektionszahlen), wird der digitale Anteil ausgeweitet und umgekehrt.
Einzige Voraussetzung ist ein stabiler Internetzugang und ein professioneller Partner, der das Ganze betreut. So können die unterschiedlichen Eventformate (Vortrag, Abstimmungen, Diskussionrunden, Workshops, Unterhaltung…) zu einem spannenden und abwechselungsreichen Gesamtkonzept zusammengeführt werden. Dabei sind folgende wichtige Tipps zu beachten:
Die Aufmerksamkeitsspanne des Publikums ist bei einem Vortrag am Bildschirm deutlich geringer als live vor Ort. Dieser sollte die Dauer 20-25 min nicht überschreiten. Gute Aufnahmebedingungen, sowie abwechslungsreiche Unterstützung durch Bilder, Präsentationen oder Videos erleichtern es den Teilnehmern, dem Ganzen zu folgen.
Die Möglichkeiten der Interaktion müssen für die Teilnehmenden bewusst geplant und gestaltet werden. Dazu gehören einfache Chatfunktionen, mit denen während des Vortrags Fragen gestellt und Kommentare geschrieben werden können, die der Moderator dann stellvertretend während oder nach dem Vortrag einbringen kann. Mit Hilfe von Befragungs-Tools können direkt Stimmungen und Meinungen ermittelt und dem Gesamtpublikum vorgestellt werden. Alles was die Zuschauer dazu benötigen ist ein Mobiltelefon.
Im Rahmen von Workshops können verschiedene virtuelle Räume gebildet werden, in denen in Themen in Kleingruppen bearbeitet und anschließend der gesamten Gruppe vorgestellt werden. Solche virtuellen Räume sind auch ein interessantes Format, um z. B. in Pausen verschiedene Teilnehmer zusammenzubringen und so das Netzwerken erleichtern.
Eine tolle Möglichkeit, einem hybriden Event einen eigenständigen Charakter zu geben ist die vorherige Zusendung einer Veranstaltungs-Box. Darin werden neben den Veranstaltungsunterlagen z. B. auch ein kleiner Tagungssnack und Give-Aways (gesponsert von Werbepartnern) sowie sonstige Überraschungen wertig verpackt und zugesandt. Ihrer Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt um den Teilnehmern Ihre Wertschätzung auszudrücken.
Die Auswirkungen der Corona-Pandemie werden uns alle noch lange begleiten und erfordern mittel- und langfristig neue Konzepte, um schnell und sicher auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren zu können. Die Nutzung hybrider Events ist eine Möglichkeit Ihre Veranstaltungen wieder sicher planen und durchführen zu können.
Gemeinsam mit unserem Netzwerk an professionellen Partner unterstützen wir Sie gerne dabei.
Zu Beginn jeden Jahres setzt sich der Führungskreis von „Wilke“ mehrere Tage zusammen, um über die Zukunfts- und Entwicklungsrichtung in den kommenden 12 Monaten abzustimmen. In diesem Jahr wurde deutlich: Die Entwicklung der Digitalisierung hat im Zuge der Pandemie massiv an Geschwindigkeit zugelegt.
Nach dem corona-bedingten Stillstand des öffentlichen Lebens läuft nun der „Restart“ in den Berufsalltag. Dabei sind Sie als Berufsverband in besonderer Weise gefordert, für Ihre Mitglieder da zu sein und ihnen Orientierung und Sicherheit zu geben. Krisen bieten immer auch die Chance zu zeigen, auf wen man sich in schwierigen Zeiten wirklich verlassen kann.
Alle zwei Jahre veranstaltet die DGVM (Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement e. V.) die Innovation Awards und zeichnet damit besonders erfolgreiche Verbände aus.