In vielen Redaktionen von Mitgliederzeitschriften engagieren sich beim Magazinlayout ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Redaktionsworkflow von Wilke erleichtert die tägliche Arbeit und reduziert den Zeitaufwand in vielen Bereichen deutlich.
30.04.2021 – AUTOR: MARTIN FLORISSEN
Wenn der Druckfreigabe-Termin in greifbare Nähe rückt, kommt ganz besonders bei den ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Zeitschriften-Redaktionen Stress auf. Mancher Autor hat seinen Text noch nicht geliefert, die Texte sind zu lang oder zu kurz und Korrekturen müssen auch noch ausgeführt werden. Ein Redaktionssystem kann hier deutlich zur Effizienzsteigerung und Zeitersparnis beitragen.
Der klassische Workflow beim Erstellen einer Verbandszeitschrift sieht üblicherweise so aus: Texte werden geschrieben, in ein Layout gebracht, durch das Lektorat geschleust, dem Autor zum redigieren vorgelegt und im Layout für die Druckausgabe finalisiert.
So einfach, wie sich diese Beschreibung anhört, ist die klassische Zeitschriftenproduktion in der Regel allerdings nicht. Zu unterschiedlich sind die Anforderungen der einzelnen Redaktionen. Im Vorfeld der Umsetzung eines Redaktionsworkflows sollten diverse Fragen beantwortet werden:
In den meisten Redaktionen verteilen sich die Aufgaben zwischen Grafik, Textredaktion, Bildredaktion und Lektorat. Da nicht alle an der Produktion Beteiligten mit derselben Software arbeiten, werden häufig PDF-Dokumente einzelner Artikel oder sogar des kompletten Umbruchs hin und her geschickt und mit Notizen und Korrekturangaben versehen. Dieser Vorgang ist sehr zeitintensiv und fehleranfällig, wenn beispielsweise Korrekturanweisungen falsch interpretiert werden.
Bei einer monatlichen Erscheinungsweise Ihrer Zeitschrift funktioniert der Text-vor-Layout-Workflow am besten. Der Redakteur kümmert sich selbst um alle Informationen, die für die Produktion benötigt werden. Dies sind neben der Text-Redaktion die Recherche von Bildern, Bildunterschriften und Fotocredits. Die Aufgabenverteilung beschränkt sich dabei auf die Suche nach Bildern durch einen ggf. vorhandenen Fotoredakteur und das Erstellen des Layouts durch die Grafikabteilung.
Der Textredakteur arbeitet in der Regel mit Microsoft Word. Die Grafik arbeitet heutzutage mit Adobe InDesign. Diese Software hat sich in den vergangenen Jahren zu einem Quasi-Standard für die Magazinerstellung entwickelt. Für das Lektorat werden häufig PDF-Dokumente eingesetzt, die vom Korrektor mit Notizen versehen werden. Bei dieser Vielfalt von Programmen kommt schnell der Wunsch nach einer einheitlichen Schnittstelle auf.
InCopy wird häufig als „die kleine Schwester von InDesign“ bezeichnet. InCopy beruht auf dem gleichen Kern wie InDesign – allerdings sind die Grafik- und Layoutfunktionen ausgeblendet. Somit ist InCopy quasi die Textverarbeitung für Redakteure und Lektoren. Darüber hinaus stehen alle textverarbeitenden Funktionen wie Zeichen- und Absatzformatierung, Glyphenauswahl, Rechtschreibprüfung, Änderungen verfolgen u.v.m. zur Verfügung. In freigegebenen Bilderrahmen können Bilder verkleinert, vergrößert oder verschoben werden. Und nicht zuletzt ist InCopy deutlich günstiger als InDesign.
Das Zusammenspiel zwischen InDesign und InCopy wird über Plug-ins ermöglicht. Über diese Plug-ins wird eine Trennung von der Layoutdatei und den Texten abgebildet. Es werden also verschiedene Dateien erstellt, die über eine Cloud verwaltet und synchronisiert werden.
Nachfolgend beschreiben wir einen möglichen Workflow, der selbstverständlich auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Verbandes angepasst werden kann. Wir unterscheiden die Tätigkeitsfelder „Redaktion“ (i.d.R. die Schriftleitung), „Grafik“ (Wilke) und „Lektorat“ (Wilke).
Die Grafik erstellt auf Basis der vorhandenen Templates und der Heftplanung das Gerüst der aktuellen Magazinausgabe. Vorhandene Texte werden bereits in Textrahmen gesetzt, weitere Text- und Bildrahmen bleiben vorerst leer und strukturieren die Seiten grob vor.
Die Grafik erzeugt für die einzelnen Redaktionsmitglieder individuelle Aufgabendateien. Aufgabendateien können beispielsweise rubrikbezogen erstellt werden, wenn für jede Rubrik ein anderer Redakteur verantwortlich zeichnet. Die erzeugten Aufgabendateien werden in der verbandsspezifischen Wilke-Cloud abgelegt und können vom jeweiligen Redakteur abgearbeitet werden. Die Funktionsumfänge der einzelnen Aufgaben werden im Vorfeld definiert. Der Redakteur kann beispielsweise Texte zeilengenau schreiben, kürzen bzw. ergänzen, Korrekturen ausführen, Formatierungen vornehmen u.v.m. Wird eine Aufgabe vom Redakteur abgeschlossen, synchronisieren sich die Änderungen automatisch in der Layoutdatei der Grafik. Eine intelligente Zugriffsregelung verhindert, dass Redaktion und Grafik zeitgleich an einem Artikel arbeiten.
In diesem Zusammenspiel zwischen Redaktion und Grafik wird nach und nach der Seitenaufbau finalisiert. Die Redaktion fügt Autorenkorrekturen per InCopy aus, die Grafik bearbeitet Bilder und Grafiken und das Wilke-Lektorat findet ebenfalls per InCopy statt. Dabei hat sowohl die Redaktion als auch die Grafik jederzeit die Möglichkeit, ausgeführte Änderungen zu zurückzuverfolgen.
Wird eine Zeitschrift von der Redaktion freigegeben, werden seitens der Grafik die Aufgabendateien deaktiviert. Zur finalen Druckfreigabe erhält die Schriftleitung ein unveränderbares PDF, welches identisch ist mit der späteren Druckdatei.
Die Zeitersparnis bei der Redaktionsarbeit ist bei der Einrichtung eines InCopy-Workflows enorm. Insbesondere der Zeitaufwand für die Korrekturphase kann um bis zu 50% reduziert werden. Der Kosten- und Installationsaufwand ist als sehr gering einzuschätzen, sodass sich ein Umstieg in der Regel rechnet. Gern beraten wir Sie bei der Optimierung Ihres Zeitschriften-Workflows.
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