E-Mail, Newsletter, Website, Veranstaltungskalender, interne Ablagen und soziale Medien: Die Kommunikation in Verbänden verteilt sich heute auf viele Kanäle. Für Mitglieder bedeutet das oft, erst einmal herausfinden zu müssen, wo eine bestimmte Information zu finden ist.
Gleichzeitig steigt der Aufwand in der Geschäftsstelle, weil Inhalte mehrfach veröffentlicht und Rückfragen beantwortet werden müssen. Eine Mitglieder-App bündelt verbandsinterne Informationen, Veranstaltungen, Dokumente und Services an einem zentralen Ort. Verbandsmitglieder finden schneller, was sie suchen, und der Verband schafft einen direkten Zugang zu seinen Angeboten.
Eine App einzuführen ist nur der erste Schritt. Selbstverständlich genutzt wird sie deshalb noch nicht. Erst wenn Mitglieder im Alltag bei Fragen, Veranstaltungen oder Dokumenten automatisch zur App greifen, kann sie die Geschäftsstelle spürbar entlasten und gleichzeitig den Zugang zu Informationen erleichtern.
Wie das gelingt und welche Rolle die Verbände-App dabei spielt, zeigt dieser Beitrag.
Mit jeder neu installierten App beginnt eine wichtige Phase: das Kennenlernen. Mitglieder entdecken Inhalte, testen Funktionen und machen erste Erfahrungen damit, was ihnen die App bietet.
Fragen wie „Wo finde ich die Präsentation des letzten Fachvortrags?“ oder „Wann beginnt die Veranstaltung morgen?“ gehören häufig zum Tagesgeschäft der Geschäftsstellen. Sind Unterlagen, Termine und Ansprechpartner in der App hinterlegt, finden Mitglieder die Antwort selbst. Das entlastet die Geschäftsstelle im Alltag.
Die ersten Monate entscheiden häufig darüber, ob Mitglieder die App dauerhaft nutzen und ob sich die Investition in eine Mitglieder-App langfristig auszahlt. Nach etwa 90 Tagen lohnt sich ein erster Blick darauf, wie groß der Anteil der Mitglieder ist, die sich bereits registriert haben und wie viele Geräte die App aktiv nutzen.
Die Registrierungszahlen stellt die App bereit, die Angaben zu den aktiven Geräten stammen aus den App Stores von Apple und Google.
Nach etwa sechs Monaten lässt sich erkennen, ob die bisherigen Maßnahmen zur Einführung greifen oder ob nachgesteuert werden sollte, um die App stärker im Verbandsalltag zu verankern. Auch ein Blick auf die Zahl der Deinstallationen lohnt sich. Nimmt sie zu, kann das ein Hinweis darauf sein, dass die App ihren Nutzen für die Mitglieder noch nicht deutlich genug zeigt oder stärker in die Kommunikation eingebunden werden sollte.
Die WilkeAPP verzichtet auf personenbezogene Nutzungsanalysen und erfüllt damit hohe Datenschutzanforderungen. Für Verbände bedeutet das: Sie erhalten einen Überblick über die Entwicklung der App, ohne in die Privatsphäre Ihrer Mitglieder einzugreifen.
Verbandsmitglieder bekommen bereits E-Mails, Newsletter und Informationen über die Website. Zusätzlich nutzen Verbände soziale Netzwerke, interne Bereiche oder andere digitale Plattformen. Die Stärke der WilkeAPP liegt darin, Mitglieder direkt zu erreichen und ihnen einen geschützten Zugang zu verbandsinternen Informationen und Angeboten zu bieten. Exklusive Inhalte stehen genau der Zielgruppe zur Verfügung, für die sie bestimmt sind.
Wie die Verbände-App die interne Kommunikation erleichtert, zeigen wir auf der Produktseite. Zur WilkeAPP
Für die Mitglieder entsteht ein direkter Zugang zu allen verbandsinternen Informationen. Sie müssen nicht überlegen, ob eine Einladung per E-Mail kam, eine Präsentation auf der Website liegt oder ein Anmeldelink im letzten Newsletter stand.
Für die interne Kommunikation kann die App zur zentralen Plattform werden. Ein Ersatz für das gedruckte Mitgliedermagazin und andere Formate ist sie nicht. Wer neue Mitglieder gewinnen oder Presse und Öffentlichkeit erreichen möchte, braucht weiterhin Website, Social Media und Print. Die Verbände-App richtet sich dagegen gezielt an all jene, die bereits Mitglied sind. Gerade dieser exklusive Zugang schafft einen zusätzlichen Anreiz, die App selbstverständlich zu nutzen. Je häufiger die Nutzer erleben, dass sie dort zuverlässig finden, was sie für ihren Arbeitsalltag benötigen, desto eher wird die App zur ersten Anlaufstelle.
Eine Mitglieder-App wird nicht automatisch regelmäßig genutzt. Entscheidend ist, dass sie immer wieder einen konkreten Nutzen bietet und selbstverständlich in die Abläufe des Verbands eingebunden wird. Vier Ansätze haben sich dabei besonders bewährt.
Der erste Eindruck entscheidet häufig darüber, ob Mitglieder die App dauerhaft nutzen. Deshalb beginnt die Etablierung der App bereits vor dem ersten Login.
Gerade neue Mitglieder lassen sich hier gut abholen. Ein digitales Onboarding-Paket verbindet den Start im Verband mit dem ersten Login in der App.
Ein Willkommenspaket z.B. mit der aktuellen Verbandszeitschrift, einer Infobroschüre mit QR-Code zum App Store und einem Kugelschreiber etabliert die App von Anfang an als festen Bestandteil des Aufnahmeprozesses. Ergänzt um einen digitalen Willkommensbereich mit den wichtigsten Ansprechpartnern, aktuellen Veranstaltungen und zentralen Dokumenten finden sich neue Mitglieder sofort zurecht. Ein Verband hat beispielsweise gute Erfahrungen damit gemacht, den ersten App-Download beziehungsweise die Registrierung mit einem kleinen Nachlass auf den Mitgliedsbeitrag zu verbinden.
Geben Sie auch bestehenden Verbandsmitgliedern immer wieder Anlässe, die App neu zu entdecken. Neue Funktionen, zusätzliche Services oder hilfreiche Tipps lassen sich direkt über die App vorstellen. Vor Veranstaltungen, Kampagnen oder anderen Aktionen sollte die App als zentraler Informations- und Kommunikationskanal beworben werden. Jeder neue Berührungspunkt stärkt die Gewohnheit, zuerst in die App zu schauen. So wird sie Schritt für Schritt zum festen Bestandteil der Mitgliederkommunikation.
Richten Sie Inhalte und Funktionen konsequent an den Aufgaben Ihrer Mitglieder aus. Menschen öffnen Apps meistens, weil sie etwas Konkretes erledigen möchten. Sie suchen eine Information, möchten an einer Veranstaltung teilnehmen, benötigen ein Dokument oder suchen einen Ansprechpartner. Je einfacher das über die App funktioniert, desto größer ist die Chance, dass sie beim nächsten Mal wieder genutzt wird:
Ein Mitglied meldet sich zu einer Fortbildung an. Wenige Tage vor der Veranstaltung erhalten die Teilnehmer alle wichtigen Informationen über die App. Am Veranstaltungstag wählen sie sich über die App per Video Call in einen Online-Vortrag ein. Anschließend stehen dort auch die Präsentation und weitere Unterlagen bereit. Muss einige Wochen später noch einmal etwas nachgeschlagen werden, ist alles mit wenigen Klicks wieder verfügbar.
Solche wiederkehrenden Situationen machen die App zum ersten Anlaufpunkt. Wer Informationen, Veranstaltungen und Unterlagen zuverlässig dort findet, nutzt sie auch beim nächsten Mal. Fragen Sie sich deshalb: Welche Dinge erledigen Ihre Mitglieder immer wieder? Die Antwort darauf zeigt, welche Angebote in der App den größten Nutzen stiften und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Mitglieder sie aktiv nutzen.
Eine Mitglieder-App bleibt dann ein fester Bestandteil der laufenden Verbandsarbeit, wenn sie den Mitgliedern regelmäßig einen Anlass bietet, sie zu öffnen. Push-Nachrichten sind dafür ein hilfreiches Werkzeug. Sie bringen aktuelle Informationen schnell und zuverlässig direkt auf das Smartphone, ohne dass Mitglieder selbst danach suchen müssen. Dabei gilt: Qualität geht vor Quantität. Nicht jede Meldung braucht eine Push-Nachricht. Wichtige Fristen, kurzfristige Änderungen oder Hinweise auf neue Angebote sind dagegen gute Anlässe.
Ein typisches Beispiel sind Arbeitskreise oder Projektgruppen. Werden neue Arbeitshilfen, Leitfäden oder Beschlüsse veröffentlicht, erfahren die relevanten Zielgruppen über eine Push-Nachricht unmittelbar und ohne Umwege von der Aktualisierung. Das Dokument wird nach seiner Freigabe in der App veröffentlicht und steht allen Mitgliedern zur Verfügung.
Ebenso wichtig sind Inhalte, die Mitglieder bewusst in der App suchen. Die Überlegung, ausgewählte Inhalte wie aktuelle Brancheninformationen, Hintergrundberichte oder vertiefende Analysen ausschließlich über die App bereitzustellen, lohnt sich. So entsteht ein zusätzlicher Mehrwert für die Mitglieder, gleichzeitig erhöht es die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch bei anderen Fragestellungen zuerst in der App nachsehen.
Ein digitales Mitgliedermagazin macht aus einzelnen Ausgaben eine dauerhaft nutzbare Wissensbibliothek. Archiv- und Suchfunktionen sorgen dafür, dass Fachartikel und Schwerpunktthemen auch Monate später schnell wiedergefunden werden. Für Verbände bedeutet das: Jede aktuelle Information und jeder exklusive Inhalt schafft einen neuen Anlass, die App zu öffnen. Je häufiger Mitglieder diesen Mehrwert erleben, desto selbstverständlicher wird die App Teil ihres Verbandsalltags.
Ihr Verband lebt vom Austausch seiner Mitglieder. Je einfacher dieser Austausch organisiert ist, desto lebendiger wird das Verbandsleben. Die WilkeAPP kann diesen Austausch deutlich einfacher machen und damit weit mehr leisten als reine Informationsvermittlung.
Gruppen für Regionalverbände, Arbeitskreise oder Fachthemen schaffen Räume für den direkten Austausch. Chats und Videotelefonie erleichtern die Zusammenarbeit in Projektgruppen, ohne auf externe Messenger ausweichen zu müssen. Gleichzeitig entsteht eine Plattform für die interne Kommunikation des Verbands. Die Möglichkeit, dort gemeinsam verwaltete Dokumente zu speichern, erlaubt den mobilen Zugriff von überall, ohne das verbandseigene Ökosystem verlassen zu müssen.
Auch Umfragen tragen dazu bei, Mitglieder stärker einzubinden. Sie lassen sich direkt in der App erstellen und per Push-Nachricht an die gewünschte Zielgruppe versenden. Das erleichtert es, Meinungen einzuholen, Stimmungsbilder zu erfassen oder kurzfristig Feedback zu aktuellen Themen zu bekommen. Da die Teilnahme direkt über die App erfolgt, sind unserer Erfahrung nach die Rücklaufquoten häufig höher als bei klassischen E-Mail-Umfragen. So entsteht ein Dialog zwischen Verband und Mitgliedern. Das stärkt die Identifikation mit dem Verband und verankert die App noch stärker im Verbandsleben.
Eine Mitglieder-App ersetzt den persönlichen Austausch nicht. Sie schafft aber einen gemeinsamen Ort für Kommunikation, Zusammenarbeit und Beteiligung. Je konsequenter sie in den Alltag der Mitglieder eingebunden wird, desto selbstverständlicher wird sie genutzt und desto stärker profitieren Mitglieder, Ehrenamt und Geschäftsstelle gleichermaßen.
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Richtig erstellte Umfragen können dem Verband wichtige Inhalte für seine Entwicklung liefern. Ziele definieren, die Art der Fragen auswählen und die Motivation der zu befragenden Mitglieder wecken: Wer diese drei Punkte beachtet, hat schon fast gewonnen.
Einen Artikel auf vielen Kanälen verbreiten und das möglichst qualitativ und zeitsparend? Das ist für viele Redakteure in Verbänden ein Ziel. Mit der richtigen technischen Infrastruktur gelingt das. Das WilkeHUB ist ein Content-Management-System, das auf Redakteure in Verbänden zugeschnitten ist und ihre Arbeit effizienter macht.
Verbände, die mit komplexen fachlichen Inhalten wie Forschungs- oder Umfrageergebnissen die breite Öffentlichkeit erreichen wollen, haben gute Möglichkeiten. Eine der aussichtsreichsten ist das Storytelling im Videoformat. Hier eine Fallanalyse am Beispiel der VBE-Umfrage zum Thema Inklusion: