Termine, Aufgaben und Erinnerungen auf jedem Arbeitsgerät synchronisieren zu können, ist heute schon fast selbstverständlich. Aber wie kommen die Termine aus einem gedruckten Kalender in meine Kalender-App? Muss ich die Einträge aus dem Wandplaner und dem Lehrerkalender mühevoll manuell eintragen? Wäre es nicht sehr smart, die Termine zusätzlich mit Hintergrundinformationen zu verknüpfen? Auf all‘ diese Fragen soll unser Blog Antworten geben.
01.01.2021 – AUTOR: MARTIN FLORISSEN
Sowohl Wandplaner als auch Taschenkalender erfreuen sich in gedruckter Form einer stetig wachsenden Nachfrage. Gespickt mit verbandsspezifischen Terminen und Jours Fixes sind sie tägliche Begleiter im Arbeitsalltag. Darüber hinaus beinhalten sie zahlreiche Hintergrundinformationen und ergänzende Erläuterungen zu einzelnen Terminen.
Diese Vielzahl an Daten manuell in eine Kalender-App einzutragen, ist sehr mühsam. Das Team der Wilke Mediengruppe hat sich daher intensiv mit dem Gedanken beschäftigt, wie sich diese Daten auf einfachem Wege in die jeweiligen Apps importieren lassen. Die Lösung heißt: ICS. Bei einer ICS-Datei handelt es sich um ein Dateiformat für iCalendar. Es dient zum einfachen Im- und Export von Kalendereinträgen in die gängigen Kalender-Apps. Wie dieser Import im Einzelnen funktioniert, beschreiben wir am Ende dieses Blogs.
Datenbasis für die Erstellung sowohl des zu druckenden Kalenders als auch der späteren ICS-Datei ist eine Tabelle, die z.B. in MS Excel erstellt wird. Diese Tabelle wird konvertiert und in eine ICS-Datei umgewandelt. Im Vorfeld sprechen wir mit unseren Kunden ab, welche Funktionen mit den einzelnen Einträgen verbunden sein sollen (Erinnerungen, Hyperlinks zu weiteren Informationen etc.).
Die finale ICS-Datei wird dann auf der Verbands-Website zum Download angeboten. Zum Download-File kann beispielsweise ein QR-Code verweisen, der auf dem Printprodukt aufgedruckt wird. Ergeben sich im Laufe des Jahres Ergänzungen zu den bereits veröffentlichten Terminen, können diese bequem über einen weiteren Link zum Download und späteren Import in die Kalender-App bereitgestellt werden.
Grundsätzlich kann es Sinn machen, die zu importierenden Kalendereinträge in einen neuen, separaten Kalender einfließen zu lassen. Somit kann man beispielsweise dienstliche und private Termine voneinander trennen. Neue Termine können jederzeit nachträglich importiert oder manuell hinzugefügt werden. Somit ist der digitale Kalender immer aktuell.
Auf einem PC haben Sie die Möglichkeit, ICS-Dateien direkt nach dem Download von der Festplatte aus zu importieren. Bei mobilen Endgeräten muss erst eine E-Mail mit der heruntergeladenen ICS-Datei auf eine mit dem Endgerät konfigurierte E-Mail-Adresse geschickt werden.
Im Folgenden finden Sie Import-Anleitungen für die gängigen Kalender-Apps.
Termine in Google Kalender importieren
Termine in Apple-Kalender importieren (MacOS)
Termine in iOS-Kalender importieren (gilt auch für iPadOS)
Um die ICS-Datei direkt auf dem iPhone oder dem iPad importieren zu können, muss erst eine E-Mail mit der ICS-Datei auf eine mit dem Endgerät konfigurierte E-Mail-Adresse geschickt werden.
Termine in Microsoft Outlook (Windows) importieren
Termine unter Outlook.com importieren
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